Autor: Lic. Aimée Leiva Ramos
Las nuevas tecnologías de información y las comunicaciones (TIC) han provocado que se genere un volumen de información superior, así como la velocidad en la que puede extenderse. Este aumento; si bien es bueno porque se puede compartir la información y el conocimiento con mayor rapidez, también se debe reconocer que no podemos revisarla toda en tiempo real. Es ahí cuando se produce la infoxicación o saturación de información.
Producto de la incorporación de las TIC a los procesos organizacionales; se obtiene como resultado la optimización de los procesos lo que permite un mayor intercambio de la gestión de la información y el conocimiento.
Los empleados poseen un conocimiento que debe convertirse en un recurso colectivo de forma que se permita, a cualquier miembro o grupo de la organización, la rápida adaptación a situaciones complejas para ofrecer respuestas con un destacado acento cualitativo. El objetivo es; en definitiva, conseguir un uso constructivo del conocimiento. El cambio de un paradigma basado en la información a otro cuyo núcleo es el conocimiento se presenta cucial para la evolución de las organizaciones en los próximos años. Desde esta perspectiva, una Intranet se convierte en una poderosa herramienta…[1]
Este trabajo tiene como eje central dar a conocer los beneficios e importancia de la Intranet en una organización. Para ello retomaremos algunos conceptos de Intranet, con el fin de saber en qué consiste y cuál es su funcionalidad teniendo en cuenta las ventajas y desventajas que nos propicia dicha herramienta.
Para tener una idea precisa de -¿qué es una Intranet?- ponemos a su disposición algunas definiciones y posteriormente valoraremos que tienen en común cada una ellas.
“Una Intranet no es más que una red de ordenadores privadas basada en los estándares de Internet”.[2]
“Una Intranet es un sitio web interno y privado de la empresa al que los usuarios pueden acceder mediante un navegador y que permite múltiples funcionalidades encaminadas a mejorar la eficiencia de la organización en la que se implanta”.[3]
Los puntos de coincidencias de estas definiciones radican en que la Intranet enlaza recursos informativos de la organización (documentos, fotos, videos, multimedia, bases de datos) utilizando tecnologías de Internet, lo que nos favorece en que los servicios sean similares a los de Internet pero con mayor confiabilidad, que esta dada por ser un entorno limitado y su acceso regulado; teniendo mayor velocidad porque no es dependiente del funcionamiento de la red Internet.
Implementación de una Intranet en la organización nos permite[4]:
- Publicar y compartir información y documentación siempre actualizada: noticias de interés, normativas internas, protocolos de actuación, manuales de referencia, circulares…
- Organizar sistemas de colaboración y flujos de trabajo: elaboración de proyectos y presupuestos, agendas de trabajo, gestión de documentos de producción…
- Establecer canales de comunicación interna: boletines de información, mensajería, foros, sistemas de comunicación escrita en tiempo real…
- Personalizar los contenidos a los que accede cada usuario en función de su perfil o puesto.
Las intranets proporcionan a las empresas ventajas competitivas al facilitar el intercambio de conocimiento e información, optimizar procesos que con anterioridad eran lentos, integrar en unas pocas herramientas la gestión de documentos de formatos múltiples (Word, Excel, PowerPoint, planos, imágenes, PDF…) y permitir el acceso a recursos corporativos a usuarios con independencia de su localización geográfica.[5]
Ello revierte en beneficios como la reducción de costes de impresión, reproducción y distribución de documentos, la agilización de la comunicación y la colaboración, el ahorro de tiempos y el incremento de la productividad.[6]
La implementación de una Intranet nos permite trabajar con archivos compartidos que dispondrán de una ubicación central a través de la cual podemos consultar la versión más reciente de la documentación.[7]
Esto nos ayuda a eliminar el hecho de que se realice un uso irracional de reuniones (formularios para citas, mítines, etc.) y llenar los murales de informaciones no pertinentes. El envío de correos electrónicos con un mismo documento en varias versiones puede traer desaciertos permitiendo la infoxicación.
Ahora si bien la Intranet puede ayudarnos a gestionar la información y el conocimiento en las organizaciones, también puede presentar inconvenientes tales como:
- La no actualización sistemática de la documentación y el desarrollo del sitio lo que puede ser un problema grave ya que su objetivo principal es mantener actualizada la información.
- El tiempo que demoraría educar a los trabajadores para utilizar la Intranet.
Partiendo de lo que se plantea anteriormente es necesario que se establezca un plan de actualización por departamentos cuando la empresa sea muy grande y si es una empresa pequeña, con un número reducido de trabajadores, una sola persona puede encargarse de su actualización siempre con la contribución de los departamentos implicados.
Generalmente es necesario seminariar a los trabajadores para que puedan interactuar con la Intranet reduciendo así el tiempo de aprendizaje y adaptación a la nueva herramienta implementada. Una vez que logren que este en funcionamiento y sea perfectamente entendible, su rentabilidad será realmente demostrativa.
Dándole respuesta a nuestra interrogante principal ¿Por qué una Intranet?, llegamos a la conclusión de que las intranets en las organizaciones nos permiten; fundamentalmente, el intercambio de información y conocimiento generado por los empleados.
Dada la importancia de la intranet a nivel empresarial. La Escuela Ramal del Sector del Transporte, PREGER hace gala de la nueva versión de su intranet, que representará y ayudará a organizar, compartir y personalizar la información a la cual podemos acceder varios usuarios al mismo tiempo, facilitando así el flujo de trabajo en la organización y eliminando la duplicación de información y viceversa.
Bibliografía
Atela Comunicación Corporativa. [En línea]. [Fecha de consulta: 30 de agosto de 2008]. Disponible en: www.atela.net/archivos/pdf/intranet-extranet.pdf
CODINA, Miguel. ¿Para qué dedicar tiempo a una Intranet en una biblioteca universitaria? [En línea]. [Fecha de consulta: 30 de agosto de 2008]. Disponible en: http://bibliotecnica.upc.es/bib240/informacions_generals/publicacions/escher/Intranet20BETSEIB.htm
Masadelante.com. Diseño de páginas web, alojamiento, posicionamiento y dominios en Alicante, España. [En línea]. [Fecha de consulta: 30 de agosto de 2008]. Disponible en: http://www.masadelante.com/faq-intranet.htm
[1] Codina, Miguel. ¿Para qué dedicar tiempo a una intranet en una biblioteca universitaria?.
[2] Masadelante.com. Diseño de páginas web, alojamientos, posicionamiento y dominios en Alicante, España
[3] Atela Comunicación Corporativa
[4] Atela Comunicación Corporativa (Ob.cit)
[5] Idem
[6] Idem
[7] Idem
8 comentarios en “¿Por qué una Intranet?”
Excelente artículo, muy esclarecedor para los que no somos especialistas en el tema y en el uso de las TIC para mejorar la gestión de la organización.
Gracias Aimee, este tema debemos socializarlo con todos los trabajadores de nuestra Escuela de modo que podamos darle un uso eficiente a la Intranet que hemos creado recientemente.
Me parece que sobre este tema pudieras desarrollar una interesante investigación y presentarla en la jornada científica pedagógica que realizaremos en diciembre del presente año.
Muy interesante. Un trabajo de excelencia y sobre todo en estos tiempos con el uso de las TIC. Me permitió conocer los beneficios e Importancia de la intranet para la organización.
Gracias Mari, me alegra que este trabajo influya de forma oportuna y pertinente en la gestión del conocimiento para el desarrollo de la comunicación en PREGER.
Sugiero que se publique en… La internet.
El artículo, al estar publicado en el sitio web de PREGER, ya está en la Internet, considero que también debiera publicarse en la intranet y promover la cultura general de nuestros trabajadores.
Gracias por sus consideraciones, lo tendré en cuenta para la jornada científica. Saludos
Oportuno y pertinente artículo, justo ahora que las TIC han demostrado, más que nunca, su importancia.
Pero la implementación de la intranet en una organización implica cambios en el modo de gestionar la información y por ende las personas debemos cambiar nuestros hábitos, para crear hábito, valga la redundancia, de emplear la intranet para los propósitos que fue creada. Todavía nos aferramos al correo electrónico como principal vía de comunicación.
Para aprovechar mejor nuestra intranet y gestionar de manera más adecuada la información debe considerarse la publicación de:
Calendario docente semanal
Resultados docentes
Resultados económicos
Informes de auditorías internas
Actiividades del plan de trabajo
Proyectos de inversión
Actividades relevantes en las que participa la organización
Informes, cumplimiento y evaluación de convenios de colaboración con otras instituciones y otros proyectos de servicios al cliente y sus impactos.
Resultados de investigaciones que contribuyan al desarrollo de la organización
Debemos crear los mecanismos que induzcan a los trabajadores a ir a la intranet, pues estas plataformas también se conocen con el nombre de: “Portal del empleado” y se supone que toda la información inherente a la organización se encuentre ahí
Qué pertinencia la de este artículo! Creo como Ramón que hay problemas grandes en el campo de lo subjetivo, pues la evolución de las distintas sociedades humanas ha demostrado cómo pasan con tremenda lentitud de una a otra, las costumbres, hábitos y tradiciones, entre otros fenómenos, lo mismo con la interiorización del uso de la intranet ,que aún no es todo lo cercano a los docentes, que debiera. Nos serviría para mucho más de lo que actualmente la utilizamos. La reunión del 16 de abril, de los integrantes del equipo de trabajo con estas plataformas y recursos, intercambió interesantes criterios para su mejor aprovechamiento. DEBEMOS CRECER EN ESTE SENTIDO; APRENDAMOS Y HAGÁMOSLO. Felicidades dobles para la autora de la publicación: por escribirlo y por considerar oportuna su colocación en este blog.
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